V torek, 12. marca je Skupnost občin Slovenije v sodelovanju z Virtuo d.o.o., izvedla informativni posvet z naslovom “Vzorčna notranja pravila SOS v praksi in predvidene novosti”. Od potrditve Vzorčnih notranjih pravil za občine pri Arhivu RS sta minili že dve leti, zato je bil posvet namenjen obnovitvi vsebin vzorčnih notranjih pravil ter predstavitvi predvidenih novosti, kot tudi dosedanji praksi v občinah na področju notranjih pravil.

Za vsako posamezno občino je zavezujoč sprejem oziroma izdelava notranjih pravil, ki urejajo zajem, pretvorbo in hrambo gradiva v digitalni obliki. Na tem mestu je bilo opozorjeno, da so za kršitve zakona v povezavi z notranjimi pravili, v skladu z 92. členom ZVDAGA-A, predvidene sankcije in sicer če javnopravna oseba, ne sprejme notranjih pravil ali če pri zajemu in hrambi dokumentarnega ali arhivskega gradiva ne ravna v skladu s svojimi notranjimi pravili oziroma ne izpolnjuje predpisanih enotnih tehnoloških zahtev. Kaznuje pa se tudi odgovorna oseba, ki stori prekršek. Glede predloga Pravilnika o enotnih tehnoloških zahtevah je bila izpostavljena novost glede presojevalcev, ki izvajajo notranjo presojo, saj bodo ti v skladu s predlogom morali izkazovati ustrezno strokovno usposobljenost.

Predmet razprave je bila tudi opcija, da se vso gradivo pretvori v digitalno obliko. Opozorjeno je bilo, da lahko nastanejo težave pri shranjevanju takšnega gradiva, sploh v primeru, ko se to hrani pri zunanjem ponudniku, saj so lahko stroški zelo visoki. Naslednje polemike so bile tudi glede tega kako se lotiti odbiranja arhivskega gradiva v primeru spletnih strani, ter kako je z arhivskim gradivom v primeru objav na twitterju, facebooku,… Posebej je bilo opozorjeno, da so za odbiranje arhivskega gradiva pomembna pisna strokovna navodila in če teh občina nima, šteje vso gradivo za arhivsko in ga ni dovoljeno uničiti. Razprava je tekla tudi o certificirani programski opremi, ki se zahteva za arhivsko gradivo, kar pa ni potrebno v primeru računovodskega poslovanja, saj v tem primeru ne gre za arhivsko gradivo.

Vzorčna notranja pravila SOS lahko prevzamete vse občine v Sloveniji brezplačno ne glede na članstvo, velikost ali število zaposlenih.

< Vse aktualne novice