Občina članica se je na SOS obrnila z vprašanjem, v koliko občinah so seje občinskih oz. mestnih svetov snemane z namenom oddaljenega gledanja poljubnega števila gledalcev od kjerkoli. Na SOS tega podatka nismo imeli, zato smo občine zaprosili za odgovore,

  • ali v vaši občini seje snemate, če da, vas prosimo še za informacijo ali snemate sami, ali imate zunanjega izvajalca – ter navedbo le tega
  • ker gre za občino, ki s snemanjem še nima izkušenj, jim bodo koristila morebitna opozorila ali nasveti, na kaj morajo biti pri tem še posebej pozorni.

Na povpraševanje je odgovorilo 67 občin, med temi jih seje občinskega sveta snema 31, kar predstavlja 64 %. Snemanje znotraj občinske uprave zagotavljajo v 10 občinah, tretjina torej, ostale za to najamejo zunanje izvajalce.

Prosili smo tudi za morebitna opozorila. Prejeli smo tako tehnične kot opozorila pravne narave in jih nekaj povzemamo v nadaljevanju. Prejeli smo tudi vzorec pooblastila, vendar ga ne prilagamo, saj so  nameni snemanja v občinah lahko različni in v izogib zmedi, ki bi lahko nastala z uporabo vzorca pri drugačni situaciji raje svetujemo, da se občine obrnejo na svoje DPO-je za oblikovanje konkretnih privolitev za namen njihove »situacije«.

Tehnično:

  • direkten prenos (pretočni video v živo) ne prakticiramo iz praktičnih razlogov (na seji se lahko kaj “zalomi”, zaradi česar bi lahko svetniki odločili, da zadeva ne sme biti predvajana;
  • pomembna je kakovost snemanja – predvsem zvoka (če ni govornice), če boste posnetke predvajali preko internega kanala, izdelava CD-ja ali video zapisa v formatu, ki omogoča enostavno ponovno objavo na spletni strani in arhiviranje posnetka;
  • dobro je imeti backup snemanja, če pride do primera, da tehnika zataji.

Pravno:

  • ne prakticiramo video snemanja premoženjsko-pravnih zadev, saj se običajno diskutira o imenih pravnih in fizičnih oseb, zato uvrstimo to točko čisto na konec seje;
  • pomembno je kdo izvaja snemanje, v primeru, da je najet zunanji subjekt (ki ga je najela občina) mora skleniti pogodbo o obdelavi OP. Če snemanje izvaja medijska hiša, to izvaja v skladu z zakonodajo o medijih in t.i. privolitve po GDPR niso potrebne;
  • pri snemanju je potrebno še posebej paziti, da je video snemanje opredeljeno v poslovniku OS, če ni pa morajo vsi prisotni podpisati soglasje/privolitev k snemanju in objavi video posnetkov.

Več podrobnih odgovorov je sekretariat SOS poslal vsem občinam, ki so na povpraševanje odgovorile, vključno s poglavjem snemanje sej občinskega sveta iz pojasnila zunanje svetovalke mag. Renate Zatler, Dataofficer d.o.o.