1. KORAK

ZBIRANJE PREDLOGOV

Javnost (prebivalce območja ali občine) je potrebno že vsaj mesec pred pričetkom zbiranja predlogov obvestiti o načrtovanjem začetku izvajanju participativnega proračuna. Dobro je, da si za celoten proces izvajanja participativnega proračuna pripravite komunikacijski načrt z različnimi načini nagovarjanja posameznih ciljnih skupin.

Za začetno fazo je bržkone najbolj prikladni način tiskovna konferenca, kjer lahko predstavite participativni proračun, podate vse pomembne podatke, časovne okvirje, pravila za sodelovanje, napoveste lahko dogodke in pozovete prebivalce k sodelovanju. Pred pričetkom zbiranja predlogov je primerno komunikacijske aktivnosti intenzivirati; uporabite lahko različne prijeme, od brošur, do plakatov, objav na spletni strani občine, objav na Facebook strani občine (pomagate si lahko tudi s Facebook oglaševanjem), objav v občinskem časopisu, lokalnem TV, radiu, ne pozabite pa na podporo nevladnih in mladinskih organizacij v vaši lokalni skupnosti. Komunicirajte motivacijska sporočila, poudarite pa osnovne koordinate (pravila igre, začetek in konec zbiranja, datum glasovanja, naslov za več informacij, podporo in pomoč). Naj omenimo še, da se projekti participativnega proračuna izvajajo le v okviru zanj predvidenih sredstev. Ta so lahko znana že pred začetkom zbiranja predlogov (kar je najbolj transparentna rešitev), lahko pa so vezana na velikost proračuna, kar pomeni, da sredstva naznanite šele po zaključenem glasovanju. Vsekakor pa je ta točka zelo pomembna v vaši komunikaciji z javnostmi.

Ko boste pričeli z zbiranjem predlogov, še isti dan obvestite prebivalce o pričetku zbiranja. Tekom zbiranja predlogov vašo ciljno javnost večkrat obvestite o možnosti sodelovanja in roku za podajo predlogov.

Ko boste pripravljali fazo zbiranja predlogov bodite pozorni, da mora biti participativni proračun dostopen različnim demografskim in ekonomskih skupinam, zato skrbno izberite tako komunikacijske kanale kot tudi možnosti za sodelovanje same. Razmislite ali je lahko na voljo za oddajo predlogov več možnosti, npr. oddaja preko spleta, navadne pošte, osebna oddaja (na vložišče ali tajništvo, mestno četrt), ob tem pa bodite pozorni, da boste uporabili tipske obrazce in da boste sproti objavljali vse predloge. V ta namen obstaja že nekaj spletnih aplikacij.

Faza zbiranja predlogov vam lahko nudi zelo dobro osnovo za strateško zasnovo razvoja celotne občne ali njenega dela. S pomočjo deliberacije (kritične, odprte, vključujoče in argumentirane javne razprave) na javnih predstavitvah tekom faze zbiranja predlogov, lahko s krajani skupaj identificirate primanjkljaje in potrebe določenega okolja in tako sodelovalno pridete do nekaj predlogov za participativni proračun ter načrta za razvoj skupnosti. Tak posvet z občani mora biti voden, na njem morajo biti prisotni ljudje, ki dobro poznajo participativni proračun in njegov potek, lahko pa poteka v obliki predstavitve, viharjenja možganov, tekmovanja posameznikov, ki rešujejo skupni izziv in iščejo nove rešitve (angl. hackathon), zbora prebivalcev, delavnice, sejma predlogov ali pa kakšne druge smiselne oblike glede na strukturo prebivalcev.

2. KORAK

VREDNOTENJE

Po končanem zbiranju predlogov delo prevzamejo strokovne službe mestne uprave. Njihova naloga je, da iz množice prispelih predlogov izluščijo ali oblikujejo projektne predloge, ki bodo osnova za izvedbo glasovanja. Pri obdelavi je pomembno, da strokovne službe upoštevajo osnovna pravila, ki se jih je določilo pred pričetkom participativnega proračuna.

Ker se vsak občan ne spozna na vodenje projektov, cene del in pravne pristojnosti javnih institucij, lahko pričakujete, da bo veliko predlogov izven pristojnosti občine, predragi, na napačni lokaciji, si bodo med sabo zelo podobni itd. Zato je prva naloga strokovnih služb, da nabor predlaganih projektov smiselno obdelajo in neprimerne izločijo (če npr. ne spada v geografsko območje izvajanja, če predlog ni v pristojnosti občine, če je znesek višji od vaše omejitve, če je v nasprotju z zakonodajo ali akti občine, če je časovno obdobje izvajanja predloga predolgo itd). Vsak zavrnjeni predlog mora vsebovati tudi jasno obrazložitev, kateremu kriterijev ni ustrezal oz. zakaj je bil izločen. Če boste pri izvajanju participativnega proračuna sistem nastavili na tak način, da bo znana identiteta predlagatelja in njegovi kontaktni podatki vam to omogoča, da se lahko s predlagateljem povežete in skupaj pridete do spremembe predloga, ki bo ustreznejša (npr. skrajša se obdobje izvajanja, obseg del se zmanjša).

Če se predlogi oddajajo preko različnih metod (spletno, pošta, osebno), pa tudi sicer, se lahko zgodi, da bomo dobili več podobnih ali enakih predlogov. Smiselno je zelo podobne predloge združiti tako, da se ohrani namen predlagatelja, saj bi konkuriranje zelo podobnih predlogov na glasovnici lahko negativno vplivalo na izid zaradi delitve glasov.

Strokovna služba bo pri obdelavi projektnih predlogov morala tudi določati cene in obseg projekta, saj povprečen občan ne spozna tehnične izvedbe ali cene izvedbe posameznih projektov. Cena se določi stvarno, vendar je ni treba oblikovati na nivoju pridobljenih predračunov. Pri projektih, kjer je projekti predlog zelo specifičen in del standardnega programa občine (popravilo pločnika, dvignjeno križišče …), se da ceno določiti zelo natančno. Pri projektih, ki so bolj oblikovno ali lokacijsko nedoločeni (otroško igrišče na primerni lokaciji v kraju), se cena določi približno, vendar tako, da se predvidi dovolj sredstev, da se lahko projekt zanesljivo izvede, tudi če se bo šele naknadno določala točna oblika izvedbe. V ceno se bi morali vključiti predvideni stroški za izdelavo potrebne dokumentacije in morebitni najem zunanjega izvajalca (arhitekta, umetnika … ).

Posebej pomembo je, da je postopek ovrednotenja in izločevanja izveden transparentno. V ta namen se priporoča, da za vsak izločen projektni predlog napiše kratko obrazložitev, zakaj predlog ni ustrezal. Prav tako je priporočljivo storiti isto za vsak predlog, ki je bil združen z drugim. Vse obrazložitve se naj objavijo na spletni strani participativnega proračuna. Na ta način se vzdržuje dvosmerna komunikacija in prepreči možnost očitkov občanov, da so posamezni predlogi favorizirani ali bili izbrisani.

3. KORAK

GLASOVANJE

Princip participativnega proračuna je, da občani z glasovanjem sami odločajo med predlaganimi projekti. S projektnimi predlogi in kasnejšim glasovanjem skupnost legitimno in reprezentativno izkaže svoje razumevanje lastnih potreb in izbere med predlaganimi projekti tiste, ki najbolje zadovoljujejo potrebe, ki so skupne kar največjemu številu občanov.

Seznam projektnih predlogov je osnova za glasovanje. Nastane iz projektnih predlogov, ki so jih posredovali občani in so jih ovrednotile strokovne službe. Nastali seznam se naj oblikuje v pregledno obliko, po možnosti na eno A4-stran, s predvidenim prostorom za označbo, ki bo pomenila oddan glas.

Seveda je potrebno pred glasovanjem potrebno prebivalce, ki imajo pravico do glasovanja v participativnem proračunu, o tem obvestiti. To lahko storite pisno z osebno naslovljeno pošto ali pa preko raznovrstnih medijev v občini (lokalno glasilo, radio ali tv kanal,…) ali socialnih medijev – pri tem pa je pomembno, da so javno dostopna navodila za glasovanje in seznam projektov za glasovanje (bodite pozorni, da jih objavite v istem zaporedju in jih označite z isto zaporedno številko). Na tak način si bodo lahko občani že doma označili ali ogledali, za katere projekte bodo glasovali, kar bo pospešilo in poenostavilo postopek glasovanja.

Za samo glasovanje imate možnost izvedbe postopka poenostavljenih volitev in/ali preko tehnoloških rešitev z glasovanjem preko spleta. Glasovanje na “volišču” boste morali določiti smiselno število glasovalnih mest, kjer se postavijo kartonaste glasovalne kabine, ki se sicer uporabljajo tudi za volitve in glasovalne skrinjice, v katere bodo občani lahko vstavili izpolnjene glasovnice. Na glasovalnem mestu naj bo osebje (lahko tudi prostovoljci), ki bo delilo glasovnice, med katerim naj bo tudi predstavnik občine, ki bo nadzoroval potek glasovanja in tako zagotavljal, da ne bo prišlo do zlorab. Na mestu naj bo tudi seznam oseb, ki so upravičene glasovati pri tem glasovalnem mestu.
Občan naj se ob prihodu na glasovalno mesto identificira z osebnim dokumentom, osebje občana poišče na glasovalnem seznamu in označi njegovo udeležbo. Nato občan prejme glasovnico in se umakne v glasovalno kabino, kjer lahko anonimno izpolni glasovnico. Občan lahko pri izpolnjevanju glasovnice označi toliko projektnih predlogov, kolikor ste določili (običajno med 1 in 5). Glasovnico občan odda v za ta namen pripravljeno glasovalno skrinjico.

Ko se glasovalno mesto po izteku časa zapre, komisija odpečati glasovalno skrinjico in prešteje glasovnice. Prešteje se število vseh glasovnic, število veljavnih glasovnic, število neveljavnih glasovnic in število glasov, ki jih je prejel vsak posamezni projekt. Glasovi za projekte se štejejo tako, da vsak na veljavni glasovnici označen projekt prejme en glas. Veljavne glasovnice so tiste, ki imajo na predvidenih mestih jasno označen vsaj en do največ pet različnih projektov. Glasovnice, ki nimajo označenega nobenega projekta ali pa imajo označenih več kot določeno število, so neveljavni. Število glasov, ki jih prejme posamezni projektni predlog, se vodi na posebnih za to pripravljenih listih. Ko se preštejejo vsi glasovi za vse projekte na vseh glasovnicah, se naredi prednostni seznam. Ta se naredi tako, da se zapišejo izglasovani projekti glede na skupno število glasov, ki so jih prejeli, in sicer od projektnega predloga z največ glasovi do projektnega predloga z najmanj glasovi. Tako oblikovan prednostni seznam vam bo lahko služil kot podlaga za umestitev projektov v naslednji občinski proračun.

Dobro je, da prednostni seznam, ki je rezultat glasovanja, objavite na primernih spletnih straneh, posredujete medijem in dodatno objavite na krajevno običajen način.

Pri glasovanju preko spleta je na voljo že nekaj različnih aplikacij z različnimi uporabnostmi. Orodje za glasovanje je lahko vsebovano na posebni strani participativnega proračuna ali pa integrirano na spletno stran občine. Če se odločite za elektronski način glasovanja upoštevajte, da morda vsak uporabnik ne bo vešč upravljanja z aplikacijo in bo potreboval pri tem pomoč. Kot dobra praksa se je izkazal način, da je uporabnikom ob določenem času na določenem kraju na razpolago oseba (ali več teh), ki zainteresirane občane na računalniku vodijo skozi postopek glasovanja.

4. KORAK

IZVEDBA PROJEKTOV

Po končanem glasovanju boste razpolagali s prednostnim seznamom, na podlagi katerega boste lahko v proračun umestili projekte do porabe sredstev.

Projekti s prednostnega seznama se umestijo v proračun po zaporedju od tistega, ki je prejel največ glasov, do tistega, ki jih je prejel najmanj, dokler njihova skupna vrednost ne izpolni celotnega zneska, namenjenega za participativni proračun. V praksi se je izkazalo, da lahko izglasovan projekt z vključitvijo v proračun preseže celotni znesek – v takem primeru se običajno projekt preskoči in se umesti naslednjega, ki je dovolj majhen, da se ga še lahko vključi, ne da bi presegli celoten znesek. Ta postopek se ponovi, dokler se ne porabijo vsa sredstva ali pridete do konca prednostnega seznama.

Umeščene projekte umestite znotraj primernih postavk posameznih uradov ali služb, ki bodo odgovorni za izvedbo projektnih predlogov. Kljub temu, da bodo zneski za posamezni projekt del večjih postavk in ne bodo posebej razvidni v finančnih tabelah, je dobro, da se v besedilnem delu jasno izpostavi projekte participativnega proračuna, saj je proračun občine javni dokument in tudi skozi njega komunicirate uresničitev zavez, ki ste jih dali občanom ob vzpostavitvi participativnega proračuna.
Za izvedbo projektov v sklopu participativnega proračuna boste potrebovali enako dokumentacijo kot za ostale, seveda glede na vsebino projekta (morebitna projektna dokumentacija, javno naročilo, soglasja ipd).

V kolikor je izglasovan projekt v fazi strokovne obdelave bil le okvirno določen, bo verjetno potrebnih še nekaj dodatnih korakov (arhitekt, oblikovalec ipd) za zaključno rešitev. Obenem to nudi priložnost za nadaljnje sodelovanje z občani. Tako lahko pripravite konzultacije z njimi, ko boste pripravljali osnutke izvedbenih načrtov, da bo rezultat odražal odgovor na njihove dejanske potrebe (npr. če gre za otroško igrišče – kje ga umestiti, za koliko otrok in v kakšnem starostnem razponu). V primeru, da ste v postopku strokovne obdelave predlogov slednje združevali, pa lahko na posvete povabite tudi vse predlagatelje in jim tako date vedeti, da ste jih slišali. Strokovne službe naj v tem delu po najboljših močeh upoštevajo mnenja predlagatelja, svetnikov in drugih občanov, nato pa sprejmejo odločitev o izvedbi in z njo seznanijo prisotne.

5. KORAK

DOKUMENTIRANJE IN KOMUNICIRANJE REZULTATOV

Že ko boste pričeli z načrtovanjem uvedbe participativnega proračuna boste morali nameniti dovolj pozornosti področju komuniciranja z javnostmi, ki vas bo spremljalo na vsakem koraku uvedbe. Zato ob zaključku glasovanja, ko boste razpolagali z izglasovanimi projekti in boste pristopili k njihovo realizaciji ne pozabite na spretno komuniciranje izvedbe projektov. S tem boste krepili zaupanje in pridobivali nove interesente za drugi krog participativnega proračuna.

Predlagamo vam, da rezultate postopka glasovanja objavite na spletnem mestu občine ali participativnega proračuna (najbolje tako, da bo vse na enem mestu) ter predstavite podrobni opis vseh projektov s številom glasov. Jasno izpostavite kateri projekti so dosegli zadostno število točk za realizacijo. Redno posodabljajte stanje posameznih projektov. Tudi, ko bodo izvedeni, ne pozabite na komuniciranje.

Poleg objav na spletni strani občine in/ali participativnega proračuna, lahko sproti objavljate tudi prispevke npr. na Facebook strani občine, fotografije na Instagramu ali uporabite vedno bolj popularni TikTok za deljenje posnetkov. V praksi se je namreč izkazalo kot najbolj učinkovit način doseganja širše populacije preko pripovedovanja zgodb, to pa lahko dosežete preko prej omenjenih orodij, ki so predvsem primerni za mlajšo populacijo, medtem ko nekoliko starejše občane lažje dosežete preko tradicionalnih medijev (npr. občinski časopis, lokalni Tv in radio, letaki in brošure, javna poročila, predstavitve in srečanja).


Nazadnje posodobljeno: